اہم خبریںسائنس اور ٹیکنالوجی

اپنی ای میلز کا نظم کرنے کے طریقے کے بارے میں مکمل گائیڈ

ای میلز کا نظم و نسق بلاشبہ اپنے آپ میں ایک کام ہے اور اگر آپ کے پاس متعدد ان باکسز ہیں، تو یہ مکمل طور پر ایک الگ پریشانی ہے۔ لیکن کسی کو اس ذریعہ کے ذریعہ مواصلات کو منظم کرنے اور یقینی بنانے کا ایک طریقہ تلاش کرنا ہوگا۔

ای میلز کے نظم و نسق میں آپ کی مدد کرنے کے مختلف طریقے ہیں اور ان میں سے ایک ان باکس زیرو طریقہ کے نام سے جانا جاتا ہے، یہ اصطلاح مرلن مان نے متعارف کرائی ہے۔ اس جملے کے پیچھے خیال کا مطلب ہے “ملازم کا دماغ اس کے ان باکس میں کتنا وقت ہے۔”

طریقہ کار کا مطلب یہ نہیں ہے کہ آپ اپنے ان باکس میں صفر ای میلز کو برقرار رکھ سکتے ہیں کیونکہ یہ اس بات کو یقینی بنانے کے بارے میں زیادہ ہے کہ ان باکس کو اس طریقے سے منظم کیا جائے کہ آپ کا دماغ اسے دیکھ کر مغلوب نہ ہو۔

یہاں یہ ہے کہ آپ اس طریقہ کی پیروی کرسکتے ہیں:

1. حذف کرنا

اسپام یا بے ترتیب ای میلز کو حذف کرنے کے علاوہ، آپ دیگر تمام ای میلز کو حذف کر سکتے ہیں جنہیں آپ دوبارہ نہیں پڑھیں گے اور نہ ہی بعد میں ان کی ضرورت ہوگی۔ اس طرح، کم بے ترتیبی ہے.

2. مندوب

اگر آپ کو ایک ای میل موصول ہوتی ہے جسے کسی ایسے متعلقہ شخص کو بھیجنے کی ضرورت ہے جو آپ سے متعلق نہیں ہے، تو اسے ترجیح کے طور پر کریں۔ اس طرح، آپ متعلقہ شخص کو ای میل بھیجیں گے اور ذمہ داری سے آزاد ہوں گے۔

3. ملتوی کرنا

ہر ای میل کا فوری جواب نہیں دیا جا سکتا کیونکہ کچھ کا جائزہ لینے کے لیے وقت درکار ہوتا ہے۔ یہ یقینی بنانے کے لیے کہ آپ ان سے محروم نہ ہوں، ان پر مشتمل ایک علیحدہ ای میل فولڈر بنائیں۔ فولڈر کو فالو اپ، انتظار، پڑھنا، عمل، آئیڈیاز وغیرہ کا نام دیا جا سکتا ہے۔

نتیجے کے طور پر، آپ ان ای میلز کی درجہ بندی اور ترجیح دے سکتے ہیں جن کا جواب دینے کی ضرورت ہے۔

4. کرو

اب، یہ عمل کا وقت ہے.

سپیم ای میلز کو ڈیلیٹ کرنے، متعلقہ فرد کو کام سونپنے اور ای میلز کی درجہ بندی کرنے کے بعد جواب دینا شروع کریں۔ لمبی ای میلز نہ لکھیں اور نہ ہی پھولوں والی زبان شامل کرنے میں کافی وقت گزاریں۔ اسے سادہ اور جامع رکھیں۔

ان اقدامات کے علاوہ، آپ ایسی ایپس کا استعمال کر سکتے ہیں جو آپ کی ورک مینجمنٹ ایپ کو ای میلنگ پلیٹ فارم کے ساتھ مربوط کرتی ہیں۔ آپ ان اطلاعات کو بھی بند کر سکتے ہیں جو آپ کو مغلوب محسوس کرتے ہیں۔

اب جب کہ آپ کے پاس ایک نئی چال ہے، اسے آزمائیں اور دیکھیں کہ یہ کیسا چلتا ہے!

جواب دیں

آپ کا ای میل ایڈریس شائع نہیں کیا جائے گا۔ ضروری خانوں کو * سے نشان زد کیا گیا ہے

Back to top button